La mutualisation inscrite dans le cadre législatif de la loi de réforme des collectivités territoriales du 16 décembre 2010 prend une nouvelle dimension dans le cadre de la mise à disposition de services.

Comme l’a rappelé Joël Bernot du cabinet Avoxa dans son article paru dans la Gazette des Communes du 29 août dernier, la mutualisation de services a trouvé une nouvelle opportunité de mise en œuvre avec la loi du 16 décembre 2010, à condition que soient réunies au moins trois conditions d’acceptation et de justification de l’opération aux yeux du législateur. Le futur dispositif devra en effet être étayé par la description ou la justification des points suivants :

  1. une présentation précise de l’intérêt de l’opération de mise à disposition pour les collectivités participantes. Cet intérêt devra être présenté tant d’un point de vue financier qu’organisationnel ;
  2. dans un deuxième temps il conviendra de définir précisément le champ d’application de la mise à disposition afin d’encadrer précisément la mission des agents concernés ;
  3. enfin, ces missions devront faire l’objet d’une déclinaison métiers très précise afin d’être en mesure d’identifier l’ensemble des charges afférentes à l’exercice de ces prestations. Comme le rappelle Joël Bernot, le remboursement des frais entre collectivités ne pourra se contenter des postes liés à la rémunération : il faudra intégrer l’ensemble des frais de fonctionnement permettant l’exercice des missions, autrement dit l’affectation de l’ensemble des charges permettant l’exercice des fonctions.

Les collectivités tentées par cette opération ont donc l’obligation de procéder à une démarche en trois temps telle que décrite précédemment. Le projet de mise à disposition peut alors recueillir l’avis des comités techniques compétents et donner lieu à l’établissement d’une convention.

C’est tout ce processus d’élaboration qu’il convient maintenant de préciser et d’outiller afin de ne pas enfreindre les règles liées à la mise en concurrence dans le cadre des marchés publics.

1. L’intérêt de l’opération

C’est tout l’objet de la mutualisation qu’il convient de décrire. Cette première partie de l’opération est donc essentielle afin d’asseoir les bases de la future coopération entre les collectivités (EPCI et Communes membres). Et dans ce domaine, la question ne concerne pas uniquement les fonctions ressources traditionnelles (finances, ressources humaines, système d’information). Il peut en effet s’agir de domaines de compétences relevant du déploiement de politiques publiques telles que les compétences d’aménagement et d’urbanisme entre ces deux strates. Le regroupement des compétences dans un domaine fortement doté en cadres A (ingénieurs, architectes-urbanistes) mérite d’y porter toute l’attention requise dans une période de raréfaction des ressources  budgétaires et de recherche de marges de manœuvre financières.

2. Définition du champ d’application de la mise à disposition.

Une fois les domaines de mutualisation identifiés dans le cadre de la mise à disposition, la deuxième étape de l’opération consiste à préciser les périmètres de mise à disposition précis pour chaque domaine afin de ne pas engendrer de conflits futurs entre les différentes collectivités ayant mutualisé. Les règles et principes de mobilisation des ressources doivent être décrits. Cela induit de disposer :

– d’une cartographie précise des missions de chaque domaine de compétence au regard de la collectivité qui les mobilise,

– des compétences nécessaires pour réaliser ces missions ainsi que des moyens matériels qui seront utilisés,

– d’une vision de l’organisation et de son fonctionnement permettant d’allier des principes de fonctionnement hiérarchiques et fonctionnels dans le cadre des mises à disposition.

Ceci doit se faire en consultant l’ensemble des acteurs intéressés par l’opération :

– les Elus des collectivités concernées, qui auront défini les domaines génériques de la mutualisation par le biais d’une mise à disposition ;

– les cadres des collectivités afin de cerner les domaines de compétences justifiant la mise en œuvre de cette opération ;

– les agents qui seront consultés et rencontrés selon différentes manières (enquêtes, groupes de travail) afin qu’ils s’expriment sur leurs attente, leurs craintes et les conditions de déploiement du projet ;

– les organisations syndicales et les CTP, qui doivent adhérer au projet afin d’en assurer le succès.

 

3. Mise en œuvre d’un outil analytique de gestion des charges mutualisées

Ce troisième volet de la démarche proposée réside dans la conception et l’exploitation d’un système de calcul des charges objet du remboursement par la collectivité bénéficiaire de la mise à disposition. La conception et l’exploitation de ce système sont essentielles à l’aboutissement de la démarche afin de pouvoir justifier d’une refacturation juste et précise de l’ensemble des charges liées au fonctionnement des services et agents mis à dispositions. La cartographie des missions doit ainsi être complétée d’une affectation de l’ensemble des charges directes et indirectes. Cela implique la mise ne place d’une lecture analytique fiable de la répartition des charges indirectes afin de ne pas permettre la requalification de la convention en prestation de service, activité soumise aux règles de la mise en concurrence.

Ces trois thèmes de l’étude nécessitent des compétences juridiques, organisationnelles et financières afin de répondre aux enjeux liés à la mise en place d’une convention précise, partagée et ne pouvant être contestée ni requalifiée.

Mise à disposition de services : les conditions pratiques d’une opération de mutualisation réussie

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