Les acteurs du bloc local confrontés aux enjeux humains de la mutualisation des services

MAPLa commande politique est claire : les dirigeants territoriaux du bloc local sont invités à adapter leurs organisations, et le fonctionnement des collectivités et établissements qu’ils dirigent, à de nouveaux cadres normatifs.
Réforme des collectivités territoriales, modification du calendrier électoral, modernisation de l’action publique territoriale, nouvelle organisation territoriale de la république, schémas de mutualisation …, autant de prescriptions dont on peut attendre d’importantes répercussions au cœur de chaque collectivité.

Car l’on sait aujourd’hui que la mise en œuvre de réformes, de changements profonds dans toute organisation génère de réelles conséquence sur le vécu du travail …

Elle comporte notamment une importante part de risques professionnels pour les agents dont les valeurs, repères et cadres habituels de travail vont se trouver largement bouleversés par ces nouvelles donnes.
Le véritable défi des dirigeants est désormais, comme nous le soulignions dans notre récent billet du 25 septembre 2014, de faire vivre … « une authentique conduite du changement ».

Dans ce contexte, il nous apparait donc que le cadre réglementaire qui se renforce parallèlement dans le domaine de la prévention des risques psychosociaux constitue une opportunité pour les dirigeants pour accompagner utilement les collectivités en se dotant des outils et compétences propres à identifier et prévenir les effets indésirables de ces changements sur la santé des agents.

Ce billet a été rédigé par notre partenaire PSYA  Ouest – 10, place du Parlement de Bretagne 35000 RENNES – https://www.psya.fr/index.php?id=en_region

Tel: (+33) 2 99 78 75 70

Mutualisation de services : le point de vue d’Yves MAUGEY, DGS Communauté de communes de la région de Nozay

Les incertitudes qui planent encore sur certains aspects techniques liés aux schémas de mutualisation (notamment à propos du coefficient de mutualisation et de la possibilité ou non de mutualisation ascendante) ne doivent pas constituer pour les Élus un facteur d’hésitation dans leur démarche de mutualisation.
Yves Maugey, DGS de la Communauté de communes de la région de Nozay nous fait part de son point de vue de dirigeant territorial ayant eu à mettre en œuvre une telle démarche de mutualisation de services.

Les mutualisations sont une chance de pouvoir, en toute autonomie, déterminer les conditions de réalisation des politiques publiques inscrites dans un projet de territoire. En choisissant l’affectation des ressources humaines aux services locaux voulus, les élus investissent pleinement leur responsabilité de décideurs. Dans un environnement juridique et financier contraint, les marges organisationnelles existent. La multiplication et l’atomisation de services génèrent doublons et fausses polyvalences. Celles-ci supposeraient l’exercice plein de plusieurs compétences, alors que le plus souvent les agents en compensent l’absence, avec courage, et sans pouvoir répondre aux attentes de proximité.
Les schémas de mutualisation en permettant de sortir des zones d’incertitudes, autorisent un rapport gagnant entre les habitants-contribuables, élus et agents publics. Il est toutefois nécessaire de sortir des prismes institutionnels segmentés, pour une vision globale et partagée.

Comment avez-vous procédé pour obtenir cette « vision globale et partagée » que vous évoquez, et qui constitue selon vous une condition essentielle à la réussite de la démarche ?

Ma vision territoriale s’est construite au fil de mes expériences, en EPCI et en commune. La maturité acquise replace l’humain au centre de la démarche. Mais une démarche collective n’est pas l’addition de visions individuelles, qu’elles qu’en soient les qualités. Aussi il faut passer par un processus d’acculturation de chacun et la formation action a prouvé sur le terrain son efficacité.

Quels enseignements tirer des débats sur la mutualisation, à Auray le 23 septembre 2014 ?

Carte anciennesPlus de 110 participants à cette réunion d’information et de débats sur la mutualisation des services ! Voilà qui témoigne de l’intérêt des acteurs territoriaux (Élus et cadres dirigeants) pour un sujet qui interpelle fortement :

  • quelles échéances au-delà de mars 2015 ?
  • quel cadre législatif, sachant que des interrogations demeurent quant à la «mutualisation ascendante » et au coefficient de mutualisation ?
  • comment s’y prendre pour élaborer son schéma de mutualisation ?
  • comment le faire vivre ?

Autant de questions abordées lors de cette rencontre. Les débats et témoignages (Monsieur Grimaud, Président de la Communauté de commune du canton de de Segré et Maire de Segré, Monsieur Calvez, DRH de la Ville de Nantes et Nantes Métropole ; Monsieur Suignard, Inspecteur général à la Ville de Rennes a présenté les pratiques de mutualisation entre la Ville de Rennes et Rennes Métropole, Monsieur Bellec, DGS de Concarneau Cornouailles Agglomération) ont ainsi permis de confirmer certains principes méthodologiques qui contribuent à la réussite d’un schéma de mutualisation :

  1. ancrer le schéma de mutualisation sur des axes stratégiques clairement exprimés par les Élus, par exemple via une « Charte de la mutualisation », qui explicite les objectifs poursuivis par la mutualisation et permet de communiquer en interne, tant vers l’ensemble des Élus du territoire que vers les personnels territoriaux,
  2. affirmer le principe de la contractualisation entre collectivités comme fondement des futures relations entre celles-ci : les conventions permettant de faire vivre le schéma de mutualisation en constituent la matérialisation la plus claire,
  3. se doter d’une méthodologie claire, prévoyant des validations progressives de chacune des étapes et évitant le risque de tout retour en arrière et de toute remise en cause des avancées,
  4. être attentif à ce que toutes les parties concernés, Elus et personnels territoriaux, soient régulièrement informées et ainsi rassurées sur leurs devenirs respectifs.

Enfin l’importance du calendrier et d’une gestion maîtrisée du temps a été soulignée : « il est indispensable de se fixer des échéances » a souligné l’un des intervenants.
Il y a donc d’une part le temps que l’on se donne et d’autre part le temps dont on dispose ; la loi fixe clairement l’échéance de mars 2015 pour l’élaboration des schémas de mutualisation.
Mais au-delà de la réalisation formelle du « schéma de mutualisation », le véritable défi à relever sera ensuite celui de sa mise en œuvre. C’est alors que devra intervenir une authentique conduite du changement.

Les 5 étapes du schéma de mutualisation

Alors que les intercommunalités élaborent leurs schémas de mutualisation, il est utile de faire part de notre expérience en la matière, notamment vis-à-vis des étapes de réalisation d’un tel projet. Au cours des missions de mutualisation réalisées, nous avons pu établir un déroulement en 5 étapes de l’élaboration d’un schéma de mutualisation.

Les étapes de la mutualisation : il s’agit de répondre progressivement aux questions suivantes

      1. QUOI ? Qu’est-ce qui peut être mutualisé et qu’est-ce qui doit rester au niveau communal ? Il s’agit d’apporter une réponse à la fois politique et technique sur le champ des possibles de la mutualisation.

     2. QUI ? Quelle organisation mettre en place pour gérer et piloter les services mutualisés : définition d’un organigramme et des responsabilités

     3. COMMENT ? Quel mode de fonctionnement appliquer ? Il s’agit de définir précisément les procédures de fonctionnement : définition des procédures de recours au services mutualisés par les communes membres, de la localisation du service mutualisé, …

     4. AVEC QUI ? Le quatrième point est celui de la résolution des problématiques de ressources humaines : quelles modalités de transfert des agents ?mises à disposition ou mutation ? Vient aussi la question de l’harmonisation du régime indemnitaire, et le recensement précis des agents concernés

     5. Enfin, le dernier point est celui du FINANCEMENT de la mutualisation : par imputation sur les attributions de compensation (pour une partie du coût du service mutualisé ce qui permet de bonifier la dotation d’intercommunalité), par refacturation, selon quels critères, etc… Evidemment, la question financière est évoquée au cours des étapes précédentes pour présenter un coût global. Mais il nous semble que les questions de relations financières devraient être abordées à la fin du processus. En effet, même si à terme des économies sont espérées (lire ici pour notre analyse des économies d’échelle), les questions financières doivent accompagner la volonté de mutualiser et mettre en commun les moyens, et non pas devenir l’objectif premier de la mutualisation (faire des économies).

Avez-vous des retours de vos propres expériences de mutualisation ? N’hésitez pas à réagir en commentaire

Nos prochains rendez-vous

reforme-territorialeLe 09 septembre : à l’initiative des Élus de la Communauté de communes de la Région de Nozay, Décision Publique intervient dans le cadre d’une soirée consacrée à la réforme territoriale et aux schémas de mutualisation : de quoi parle-t-on ? quelle méthodologie et quelle démarche mettre en œuvre ?

Le 23 septembre, en matinée à Auray : en partenariat avec la Conférence des Villes de Bretagne  Décision Publique anime avec ses partenaires EXFILO et AVOXA une réunion consacrée aux schémas de mutualisation et à la réforme territoriale

Accédez au programme en cliquant ici

Contacts : Jean-Michel RIVALLAND 02 22 74 00 82 / 06 67 25 82 76

 

Un audit financier et organisationnel

Avec le renouvellement de l’exécutif municipal et communautaire, un travail de définition, d’élaboration et de planification des orientations stratégiques va être entamé au cours des prochains mois. Ce travail se traduira par un programme d’actions engageant la commune ou la communauté pour le prochain mandat.

Ce programme d’actions, qui sera ensuite déroulé en programme pluriannuel d’investissement (PPI détaillant détaillant dépenses et recettes d’investissement, identifiant les sources de financement dont subventions, et les charges de fonctionnement induites par la réalisation des projets), est élaboré en réponse aux attentes des citoyens et plus largement des besoins du territoire en matière de service public. Dans un contexte financier tendu, il doit être formalisé au vu des moyens et ressources de la collectivité.

Il s’agit donc de s’interroger sur :

  • l’organisation des services municipaux : sont-ils suffisamment structurés pour assurer le développement des projets envisagés ?
  • Les marges de manoeuvre budgétaires et financières dont dispose la collectivité pour réaliser les projets,
  • L’impact organisationnel et financier des projets,
  • La prise en compte de l’intercommunalité dans la réalisation du programme d’actions. L’échelon intercommunal devient de plus en plus, compte tenu de ses moyens et de sa surface, le périmètre pertinent pour mettre en place des services publics cohérents sur le territoire,

L’audit financier et organisationnel contribue ainsi à évaluer la situation financière léguée par les prédécesseurs, la compatibilité des nouveaux projets envisagés, l’organisation des services (moyens humains) pour mettre en oeuvre ce projet. C’est à dire Bâtir l’échéancier stratégique du mandat. En outre, il est essentiel de replacer cela dans le contexte intercommunal, c’est à dire en questionnant chaque projet sur son intérêt à être réaliser par la communauté plutôt que par la commune.

Notre groupement, fort de ses expériences individuelles et communes, et de ses compétences en finances publiques et audit financier (exfilo), en stratégie et organisation (décision publique) et juridique (avoxa) accompagne depuis plusieurs années des collectivités dans la réalisation d’audit financier et organisationnel, et se tient à nouveau à vos côtés pour engager ce nouveau mandat.

Pour nous contacter, c’est ici.

Réussir la mutualisation des services territoriaux

20140104_102108 - Copie (2)L’injonction à la mutualisation des services s’exprime de plus en plus fortement. Qu’il s’agisse de l’obligation de réaliser un schéma de mutualisation pour mars 2015 ou de la forte incitation exprimée par le gouvernement pour cette pratique, les communes et intercommunalités sont sommées de s’engager dans une telle voie (cf. Loi MAPAM)

Laquelle n’est pour autant pas sans risques, sans pour autant assurer de dégager les économies budgétaires attendues.

Outre les 5 principes que nous rappelions dans notre billet du 28 février dernier, http://www.reforme-territoriale.fr/2014/02/la-mutualisation-de-services-une-demarche-dabord-politique-qui-sinscrit-dans-la-duree/

il n’est pas inutile de souligner quelques aspects susceptibles de contribuer à la réussite d’une démarche de mutualisation de services.

  1. en premier lieu, il est souhaitable d’établir une relation entre projet de mutualisation et projet de territoire. La mutualisation correspond à une volonté politique d’organiser les services territoriaux afin qu’ils soient en mesure de répondre au mieux aux orientations de ce projet de territoire. Le projet de territoire est ce qui confère du sens au projet de mutualisation et permet de ne pas le réduire à sa dimension managériale. Celle-ci reste essentielle, mais peut-elle suffire à la mobilisation des Elus et des agents ?
  2. en second lieu, il est essentiel de convaincre les élus communaux que la mutualisation va permettre une amélioration réelle des services à la population, à coûts constants voir moindres, et que le pilotage depuis l’EPCI ne va pas se faire au détriment des communes autres que la commune centre ; mais bel et bien à l’avantage de l’ensemble du territoire. De ce point de vue, l’existence préalable d‘un projet de territoire facilite la compréhension et l’adhésion des Elus.
  3. enfin, se poser prioritairement la question d’une meilleure allocation des ressources disponibles. La mutualisation permet une autre approche de la répartition des ressources humaines sur un territoire et ouvre de réelles perspectives en matière de mobilité, de reconversion, de progression de carrière, de perspectives professionnelles nouvelles pour l’ensemble des agents.

Trois préalables qui peuvent contribuer fortement à la réussite de toute démarche de mutualisation des services et à la finalisation d’un schéma de mutualisation emportant l’adhésion de tous les acteurs, Elus et personnels territoriaux

Mutualisation et économies budgétaires

La contrainte qui pèse sur les collectivités locales de réduction, ou à tout le moins, de stabilisation de la dépense publique, met en lumière les enjeux d’ « optimisation » de la dépense publique, au sein desquels la mutualisation des moyens a toute sa place.

En effet, lorsqu’une communauté et ses communes membres mettent en commun leurs moyens, qu’il s’agisse de transfert de compétences, de création de services communs ou de mises à disposition, deux sources d’optimisation sont en fait effectuées :

  1. L’unification des services, personnels et moyens, qui permet de réaliser des économies d’échelle,
  2. La réduction des doublons : plutôt que plusieurs communes et la communauté ait un service juridique, un service achat, … , il semble plus efficient de constituer un service unique pour le groupe territorial, mis à la disposition de tous.

Ne nous trompons pas, la mutualisation n’engendre pas d’économies significatives immédiates ou à court terme. Elle peut même conduire dans un premier temps à l’effet inverse, en proposant de nouveaux moyens ou services aux communes qui n’en disposaient pas (et qui les utiliseront).

Mais cela permet de dégager des marges de manoeuvre pour améliorer des prestations à moindre frais, pour mettre en place voire améliorer des services dont la pérennité était mise à mal par la dégradation des finances publiques.

Accompagner la préparation des schémas de mutualisation

Forts de leurs expertises complémentaires, Décision Publique, EXFILO et AVOXA ont préparé une offre de service adaptée aux besoins des EPCI désirant bénéficier d’un accompagnement extérieur pour préparer et finaliser leur schéma de mutualisation.

Cette assistance est modulable, depuis la réalisation du diagnostic préparatoire (cf. lien présentation via le lien ci joint Diagnostic préparatoire à un schéma de mutualisation_avril2014   jusqu’à la finalisation du schéma et aux préconisations relatives à sa mise en oeuvre.

En partenariat avec la Conférence des Villes de Bretagne, http://www.conferencedesvillesdebretagne.fr/ nous avons programmé, le 26 septembre 2014,  un colloque consacré à la mutualisation des services et aux schémas de mutualisation.